dicas matadoras para organizar uma festa!

Conheça a lista de convidados

A festa será realizada para amigos íntimos e familiares ou para um grupo maior de pessoas? Isso implicará na escolha do local e decoração da festa, deixando-a mais intimista ou não. Com o número de convidados em mãos você também irá calcular a quantidade de comida e bebida necessárias. Portanto, é de extrema importância que você tenha o número de pessoas que estarão presentes. Para isso, oriente quem o contratou a utilizar um serviço de confirmação de presença mas inicialmente apontar um número aproximado de pessoas. Em festas pequenas 5 pessoas a mais ou a menos fazem a diferença.

Faça um check-list e seja organizado!

Escolha o local

O local da festa determinará a presença ou não dos convidados, portanto, procure escolher um espaço que tenha o perfil deles. Converse bastante com o contratante sobre como será a festa, o que ele prometerá aos convidados, o que espera. Dependendo da festa particular você precisará de um salão, outras vezes de um local aberto e até mesmo de um restaurante. Não esqueça de pensar no deslocamento dos convidados: procure um lugar de fácil acesso a todos.

Além da acessibilidade, se preocupe também com a limpeza do local. Em um sítio, por exemplo, excelente para festas nas comemorações do ano, a terra não pode atrapalhar, a piscina deve estar limpa sendo usada ou não. Tudo deve estar devidamente arrumado para receber os convidados da melhor maneira possível e transmitir a melhor impressão. Ah, e lembre-se das medidas de segurança!

Fique atento ao cardápio e às bebidas

Agradar o paladar de todos pode ser difícil, mas neste momento é hora de se atentar ao que o cliente quer. É bom lembrá-lo de dar opções, mais leves, sem açúcar para quem está de dieta, sem carne para vegetarianos, ter um leque de bebidas alcoólicas e não alcoólicas. Mas o mais importante é a quantidade: sobrar é ruim, porém faltar é pior ainda!

Já tenha um bom buffet, confeitaria ou chef como contato para indicar. Parcerias são ótimas e, assim, quando contatarem primeiro os fornecedores de alimentos eles poderão indicar o seu serviço.

Decoração

A decoração para as festas particulares também precisa estar de acordo com o perfil do evento, dos convidados e ser adaptada ao local da produção. Verifique de antemão o que pode ser feito onde acontecerá a festa. Há espaço para mesas e cadeiras, arranjos, colunas e elementos decorativos? É possível decorar a entrada e fazer uma instalação de luzes? Além de verificar tais possibilidades, é importante saber como cada material será trazido ao local para que eles não se danifiquem no trajeto, na chegada, no decorrer da decoração e até mesmo ao longo da festa.

Se possível, deixe a decoração a cargo de algum profissional da área. Mas não se esqueça que como um organizador de eventos você precisa opinar, ajudar e fazer com que a decoração simbolize os valores da festa.

Não se esqueça da trilha sonora

Boa música é imprescindível em qualquer comemoração. E em festas particulares a trilha sonora terá origem diferente conforme o porte do evento. Casamentos, formaturas, aniversários para muitas pessoas e confraternizações maiores exigem a contratação de uma banda e até outras atrações como djs. Até no caso de eventos particulares é preciso contratar profissionais registrados e pagar a taxa do ECAD, não se esqueça!

Festas particulares mais intimistas muitas vezes pedem apenas uma boa seleção musical e uma distribuição correta de caixas de som pelo espaço. Fique atento à qualidade dos aparelhos e ao volume. Quem sabe um bom violão também não ajuda a deixar o clima mais descontraído?

Registre tudo

De que adianta uma festa inesquecível se não houver fotos e vídeos para lembramos depois? Contrate uma equipe de foto e filmagem para registrar todos os momentos. Uma boa ideia é criar uma área exclusiva para fotos, você pode decorá-la com painéis de fotos e disponibilizar adereços divertidos para os convidados, como chapéus, óculos, dentre outros.

O segredo para uma festa particular excelente é perceber a energia e as características dela. Lembre-se que você é um profissional capaz de instruir quem confiou o evento a você, mas ainda assim terá um limite de gastos e deve seguir algumas exigências do cliente. Quando for argumentar sobre algo que considera melhor, dê uma amostra do serviço, um vídeo, fotos e apresente o cliente a alguém que já contratou aquele serviço.

Com estas dicas, certamente a festa organizada por você será incrível!